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Le principe de dématérialisation a été étendu à la quasi-totalité des supports internes notamment liés à l’admission, au séjour des résidents.

En effet, toutes les pièces inhérentes à l’admission : désignation de la personne de confiance, décharge de remise de règlement de fonctionnement, directives anticipées, état des lieux, etc. sont signés à partir d’une tablette, par le résident, le représentant légal, sa famille. Ils peuvent être imprimés, si besoin, ou simplement archivés de façon électronique.

Une page de dialogue pour ajouter un support papier
Une page de dialogue pour modifier une information

Il en est de même pour des documents utilisés lors du séjour : état des lieux en cas de changement de chambre ou de sortie, gestion d’un porte-monnaie électronique (argent de poche ou dépôt de valeur), modification de la désignation d’une personne de confiance, etc.

Si l’établissement dispose d’un PASA ou d’une unité Alzheimer, les documents en rapport sont également dématérialisés (documents spécifiques à l’entrée en UVA : NPI-ES, contrat dédié, règlement de fonctionnement UVA, etc.). L’information des familles sur la présence de leur parent au PASA fait également l’objet d’une gestion par ce logiciel.

A partir des informations recueillies : boîte e-mail des  familles, planning de présence PASA, le logiciel adresse un message informant de l’indisponibilité de leur parent afin d’éviter une visite alors que le résident est au PASA. Les familles constatent la stimulation de leur parent, ne viennent plus perturber le planning, le personnel est moins sollicité pour pallier la présence des familles.

Enfin, un QR code peut être édité afin, à partir d’un smartphone, d’une tablette, d’un ordinateur portable, d’identifier le résident et de visualiser les informations administratives le concernant. Ce support est très utile en cas de remplacement soit d’un intervenant soit d’un salarié.

Un exemple de QR code qui facilite l’identification hors logiciel

Les informations initiales, dont a besoin le logiciel pour fonctionner (résident, intervenant, produits, etc.), sont documentées par le personnel de STRATEGI’HOM au travers de journées de formation. L’adaptation documentaire, l’intégration des pratiques et/ou des capacités d’accueil ou de prise en charge font l’objet d’un travail préalable à la mise en service.

La gestion quotidienne est effectuée sur Internet par des serveurs et une connexion sécurisés (https) voire sur des serveurs internes ce qui évite le criptage. Les mises à jour, les actualisations de données sont immédiates et des sauvegardes automatiques sont programmées.

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