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Le microgiciel e-facture a été conçu  initialement afin  de répondre aux problématiques liées à  la dotation globale soins ; mais il permet aussi de dématérialiser les documents en globalisant le remplissage des supports internes : contrat de séjour, état des lieux, décharge de remise du Règlement de fonctionnement, la désignation de la personne de confiance, etc.

En effet, de nombreux intervenants médicaux et paramédicaux sont payés par l’établissement qui doit vérifier les actes (nature et coût) et suivre comptablement les règlements et l’intégration dans le budget.

Ainsi, chaque professionnel de santé, à partir de son smartphone, d’une tablette, d’un ordinateur peut inscrire son intervention auprès de quel patient, pour quel coût (à partir des cotations référencées). Cette information fait l’objet d’une transposition comptable (états par jour, par semaine, par mois, etc.) afin de faciliter le contrôle, l’intégration dans l’enveloppe budgétaire prévue, le suivi par résident et par professionnel, etc. L’échange des informations est donc dématérialisé. Il n’existe donc plus aucun support papier entre les intervenants et l’établissement.

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Le microgiciel facilite également la facturation des résidents en tenant compte  des  particularités : hospitalisation, accueil famille, sorties, etc. Une boîte de dialogue permet de documenter une hospitalisation par exemple, d’où décompte du forfait hospitalier, d’un forfait alimentaire, etc. Le suivi de la facturation est donc plus facile.

Ce microgiciel a, par extension, intégré d’autres acteurs : coiffeuse par exemple avec un système de signature sur tablette WACOM. Cette innovation technique permet, à la famille, de vérifier que son parent a bien bénéficié de la prestation. Ce système permet, de la même façon, d’inscrire les invités pour les repas avec le paiement soit immédiat, soit ajouté sur la facture mensuelle. Un état comptable est aussi disponible pour le suivi.

Cette première étape réalisée, le logiciel a facilité la mise en place d’une gestion des stocks : boutique de dépannage, dispositifs médicaux, cuisine, etc.

Ainsi, grâce à un lecteur de code-barres, les produits soit vendus aux résidents, soit utilisés par les IDE, sont référencés et suivis tant en entrée qu’en sortie. Bien évidemment, les bons de commande se documentent à partir des utilisations, d’un stock minimum et sont édités, si le franco est atteint. La gestion comptable est donc facilitée et les inventaires également.

Les problématiques de gestion, de contrôle, de suivi comptable sont donc résolues par ce microgiciel.

E-facture ne s’arrête pas là !

Le principe de dématérialisation a été étendu à la quasi-totalité des supports internes notamment liés à l’admission, au séjour des résidents.

En effet, toutes les pièces inhérentes à l’admission : désignation de la personne de confiance, décharge de remise de règlement de fonctionnement, directives anticipées, état des lieux, etc. sont signés à partir d’une tablette WACOM, par le résident, le représentant légal, sa famille. Ils peuvent être imprimés, si besoin, ou simplement archivés de façon électronique.

Il en est de même pour des documents utilisés lors du séjour : état des lieux en cas de changement de chambre ou de sortie, gestion d’un porte-monnaie électronique (argent de poche ou dépôt de valeur), modification de la désignation d’une personne de confiance, etc.

Si l’établissement dispose d’un PASA ou d’une unité Alzheimer, les documents en rapport sont également dématérialisés (documents spécifiques à l’entrée en UVA : NPI-ES, contrat dédié, règlement de fonctionnement UVA, etc.). L’information des familles sur la présence de leur parent au PASA fait également l’objet d’une gestion par ce logiciel.

A partir des informations recueillies : boîte e-mail des  familles, planning de présence PASA, le logiciel adresse un message informant de l’indisponibilité de leur parent afin d’éviter une visite alors que le résident est au PASA. Les familles constatent la stimulation de leur parent parmi les activités de l’établissement, ne viennent plus perturber le planning et donc leur parent et le personnel est moins sollicité pour pallier la présence des familles.

Enfin, un QR code peut être édité afin, à partir d’un smartphone, d’une tablette, d’un ordinateur portable, d’identifier le résident et de visualiser les informations administratives le concernant. Ce support est très utile en cas de remplacement soit d’un intervenant, soit d’un salarié.

Les informations initiales, dont a besoin le microgiciel pour fonctionner (résident, intervenant, produits, etc.), sont documentées par le personnel de STRATEGI’HOM au travers de deux journées de formation. L’adaptation documentaire, l’intégration des pratiques et/ou des capacités d’accueil ou de prise en charge font l’objet d’un travail préalable à la mise en service.

La gestion quotidienne est effectuée sur Internet par des serveurs et une connexion sécurisés (https). Les mises à jour, les actualisations de données sont immédiates et des doubles sauvegardes automatiques sont programmées.

D’autres logiciels existent ou sont adaptables.

STRATEGI’HOM dispose aussi de matériels destinés à assurer une meilleure surveillance des résidents (anti-fugue sans bracelet, veilleuse/alerteuse de chute, détecteur de saturation, gestion du linge, etc.).